El acuerdo de teletrabajo

El acuerdo de teletrabajo es un documento que tiene que establecer las condiciones del teletrabajo entre la organización y la persona trabajadora.

El acuerdo de teletrabajo tiene que estar personalizado para cada organización, a pesar de que hay muchos ejemplos del mismo, recomendamos que se redacte de manera personalizada a las necesidades de la organización y de la persona trabajadora.

Es obligatorio, a la vez de formalizar el acuerdo de teletrabajo, que haya acuerdo individual entre la persona trabajadora y la organización. Se tiene que concretar por escrito, en la medida de lo posible, antes de empezar el teletrabajo y, por supuesto, tiene que ser reversible y voluntario para los trabajadores y trabajadoras.

Si la organización tiene representantes de las personas trabajadoras, estos están en el derecho de recibir y firmar los acuerdos de trabajo a distancia, de cada persona trabajadora dentro del plazo de diez días de su concreción. Una vez firmados, ya sea por los representantes legales y las personas trabajadoras o solo por las personas trabajadoras si no hay representación legal, estos acuerdos se tienen que registrar a la oficina de ocupación.

Podriamos decir que los acuerdos de teletrabajo son, casi, un añadido en el contrato de trabajo, puesto que tiene que ser voluntario por las dos partes, se tiene que presentar por escrito y tiene un contenido mínimo que establece la ley.

Qué dice el RDL 28/2020

La formalización del teletrabajo y el acuerdo de trabajo a distancia se regulan, entre otras cuestiones, en el capítulo ii del RDL 28/2020:

Artículo 5. Voluntariedad del trabajo a distancia y acuerdo de trabajo a distancia

  1. El trabajo a distancia tiene que ser voluntario para la persona trabajadora y para la empleadora, y requiere la firma del acuerdo de trabajo a distancia que regula este real decreto ley, que puede formar parte del contrato inicial o realizarse en un momento posterior, sin que pueda ser impuesto en aplicación del artículo 41 de lo TE. Todo esto sin perjuicio del derecho al trabajo a distancia que pueda reconocer la legislación o la negociación colectiva.

Artículo 6. Obligaciones formales del acuerdo de trabajo a distancia

  1. El acuerdo de trabajo a distancia se tiene que hacer por escrito. Este acuerdo puede estar incorporado en el contrato de trabajo inicial o realizarse en un momento posterior, pero en todo caso se tiene que formalizar antes de que se inicie el trabajo a distancia.
  2. La empresa tiene que librar a la representación legal de las personas trabajadoras una copia de todos los acuerdos de trabajo a distancia que se realicen y de sus actualizaciones, excluyendo aquellos datos que, de acuerdo con la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, puedan afectar la intimidad personal, en conformidad con el que prevé el artículo 8.4 de lo TE. El tratamiento de la información facilitada tiene que estar sometido a los principios y a las garantías que prevé la normativa aplicable en materia de protección de datos.

Esta copia se tiene que librar, por parte de la empresa, en un plazo no superior a diez días desde su formalización, a la representación legal de las personas trabajadoras, que lo tiene que firmar a efectos de acreditar que se ha producido la entrega.
Posteriormente, esta copia se tiene que enviar a la oficina de ocupación. Cuando no haya representación legal de las personas trabajadoras también se tiene que formalizar una copia básica y remitirla a la oficina de ocupación.

Artículo 7. Contenido del acuerdo de trabajo a distancia

Tiene que ser contenido mínimo obligatorio del acuerdo de trabajo a distancia, sin perjuicio de la regulación recogida en relación con este tema en los convenios o los acuerdos colectivos, el siguiente:

  • Inventario de los medios, los equipos y las herramientas que exige el desarrollo del trabajo a distancia concertado, incluidos los consumibles y los elementos amuebles, así como de la vida útil o del periodo máximo para su renovación.
  • Enumeración de los gastos que pueda tener la persona trabajadora por el hecho de prestar servicios a distancia, como cuantificación de la compensación que obligatoriamente tiene que abonar la empresa y del momento y de la manera para realizarla, que se tiene que corresponder, en caso de existir, con la previsión recogida en el convenio o el acuerdo colectivo aplicable.
  • Horario de trabajo de la persona trabajadora y dentro del horario, si es el caso, las reglas de disponibilidad.
  • Porcentaje y distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia, si procede.
  • Centro de trabajo de la empresa a que resto adscrito la persona trabajadora a distancia y dónde, si es el caso, tiene que desarrollar la parte de la jornada de trabajo presencial.
  • Puesto de trabajo a distancia elegido por la persona trabajadora para el desarrollo del trabajo a distancia.
  • Duración de plazos de preaviso para el ejercicio de las situaciones de reversibilidad, si procede.
  • Medios de control empresarial de la actividad.
  • Procedimiento que hay que seguir en el caso de producirse dificultades técnicas que impidan el desarrollo normal del trabajo a distancia.
  • Instrucciones dictadas por la empresa, con la participación de la representación legal de las personas trabajadoras, en materia de protección de datos, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.
  • Instrucciones dictadas por la empresa, previa información a la representación legal de las personas trabajadoras, sobre seguridad de la información, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.
  • Duración del acuerdo de trabajo a distancia.

Artículo 8. Modificación del acuerdo de trabajo a distancia y ordenación de prioridades

La modificación de las condiciones establecidas en el acuerdo de trabajo a distancia, incluido el porcentaje de presencialidad, tiene que ser objeto de acuerdo entre la empresa y la persona trabajadora, y se tiene que formalizar por escrito con carácter previo a su aplicación. Esta modificación tiene que ser puesta en conocimiento de la representación legal de las personas trabajadoras.

Contenido del acuerdo de teletrabajo

Como vemos, el contenido mínimo oblgatori del acuerdo es bastante amplio. Ahora lo detallaremos.

Inventario de medios, equipos y herramientas

La organización tiene que procurar que la persona trabajadora disponga de todos los medios necesarios para poder desarrollar su trabajo en iguales condiciones técnicas como si el trabajo fundido presencial. Recomendamos que la lista de los dispositivos sea lo más precisa posible sean BYOD (Bring Your Own Device, es decir, propio de la persona trabajadora) o de la empresa.

Descripción del dispositivo
Marca /Modelo
N.º de serie /Id del dispositivo
Sistema Operativo
Lugar donde se ubicará el dispositivo

Enumerar los gastos

Es evidente que el teletrabajo le supone a la persona trabajadora una serie de gastos que en el caso del trabajo presencial, se ahorra. Ponemos por ejemplo: la calefacción y el aire acondicionado, el agua, la conexión a Internet (si es que necesita más velocidad y no la tiene), la luz, etc.
Todos estos gastos tienen que ser pactadas dentro del acuerdo de teletrabajo y lo que recomendamos es que se pacte una cuantía mínima en nómina, mejor que hacer el pago por justificación presentando facturas o recibos.

El horario y disponibilidad

Se tiene que establecer de qué manera se hará el registro de la jornada de trabajo. La disponibilidad no tiene que superar el 75% de la jornada diaria y por supuesto tiene que estar dentro del horario establecido. Así las personas trabajadoras pueden flexibilizar el resto de la jornada.
Se tiene que garantizar el derecho a la desconexió digital tal y como establece la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales, donde en el artículo 88.3 dice:

“… en particular, se preservará el derecho a la desconexió digital en los supuestos de realización total o parcial del trabajo a distancia así como en el domicilio del empleado vinculado al uso con fines laborales de herramientas tecnológicas.”

Porcentaje y distribución al cual está adscrita la persona trabajadora

El porcentaje tiene que haber sido acordado previamente entre la empresa y la persona trabajadora y evidentemente tiene que someterse a los principios de voluntariedad y reversibilidad. Se tendrían que establecer unos mínimos y unos máximos de trabajo a distancia, siempre teniendo en cuenta que el RD 28/2020 establece que se considera teletrabajo si este es del 30% como mínimo de la jornada. En el supuesto de que en la empresa haya teletrabajo y presencial, y se produzcan vacantes en el trabajo presencial, la empresa tiene que informar a las personas teletrabajadoras de estos lugares vacantes.

Lugar escogido por la persona para hacer el trabajo a distancia

No es obligatorio que la persona trabajadora realice el trabajo a distancia en su domicilio. En cualquier caso, la persona tiene que comunicar donde realizará su trabajo para que se lleve a cabo la evaluación de riesgos laborales oportuna.

Plazos de preaviso para la reversibilidad

En caso de que en la organización no haya un acuerdo colectivo o no lo tenga establecido por convenio, recomendamos pactar un tiempo razonable y bastante flexible para que las dos partes puedan adaptarse a la nueva circunstancia.

Medios de control empresarial del teletrabajo

Lo más importante es que la organización informe a las personas trabajadoras qué medios emplearán para llevar este control. No se puede invadir, de ninguna forma, la intimidad de las personas.
Se tiene que asegurar que los medios de control tienen que ser revisados con cierta periodicidad e informar de cualquier cambio que se realice.

Como actuar en caso de incidencias técnicas

La persona trabajadora tiene que disponer de recursos para poder resolver alguna incidencia. Cualquier tipo de incidencia no imputable a la persona trabajadora no tiene que suponer un perjuicio a la misma, ni en sueldo ni con tiempo de trabajo. Por eso, es importante que se tengan que establecer claramente pautas para determinar que los problemas técnicos no supondrán modificar los horarios ni las franjas de disponibilidad.

Pautas en Protección de Datos Personales

La organización tiene que cumplir con las leyes y reglamentos de protección de datos vigentes y tener la documentación en regla. Las personas trabajadoras tienen que estar al corriente y haber recibido formación sobre la materia, antes de empezar el teletrabajo. NO pueden haber cláusulas abusivas en el sentido de hacer recaer toda la responsabilidad a la persona trabajadora, a pesar de que por ley, el responsable final es la empresa.

Seguridad de la información

La organización tiene que instaurar un protocolo sobre la seguridad de la información e informar a las personas trabajadoras del mismo. Todos los medios necesarios para cumplir este protocolo tienen que ser facilitados por la empresa. La empresa tiene que tomar medidas técnicas y organizativas para que la información esté bien protegida y que la persona trabajadora tenga claro cuales son estas medidas y, en ningún caso, estas medidas deben imponer que toda la responsabilidad recaiga en la persona trabajadora.

Duración del acuerdo

Si ha habido negociación colectiva, se respetará el que se haya negociado. Si el acuerdo es de duración determinada, las prórrogas tienen que estar previstas. Si es indefinida, los plazos de reversibilidad tienen que estar pactados.

Otras cuestiones que se tienen que incluir en el acuerdo de teletrabajo

De manera complementaria, el acuerdo individual tendría que incluir los mecanismos para que la persona trabajadora pueda ejercer los derechos reconocidos:

  • Derecho a recibir información de las vacantes de trabajo presencial que surjan para garantizar el derecho de las personas que hacen trabajo a distancia a acceder a estas vacantes.
  • Ejercicio de los derechos de participación sindical.
  • Ejercicio de los derechos a la formación y la promoción profesional.

En todo caso, en los acuerdos individuales de teletrabajo, no se puede incluir ninguna cuestión o cláusula adicional a las que se determinan al RD 28/2020, si no ha estado objeto de negociación previa con la Representación Legal de las personas trabajadoras si es que la hay.

Imagen de Adam Radosavljevic en Pixabay